行政手続きのオンライン化は国を挙げて推進されています。令和3年7月に総務省より公開された「自治体DX推進手順書」では、行政手続きのオンライン化に向け、ぴったりサービスと自治体基幹システムとのデータ連携が推奨され、対応に必要な手順が示されています。一方、行政手続き申請は紙によるオフラインでの申請がいまだ多くの比率を占めているのが実態であり、オンライン申請と紙申請書の混在による業務負荷増大については、自治体にとって優先的に解決すべき大きな課題となっています。
スマートソサエティセンターでは、この課題を解決するために、現場負担に配慮しつつ柔軟な形で行政手続きデジタル化を実現する新たなシステム開発に着手。RPAやAI-OCRなどのデジタル技術を活用することで、オンライン申請と紙申請書による申請データを一元管理し、各基幹システムへの申請データの入力まで一気通貫で対応するソリューション「minnect（ミネクト）申請管理」を開発しました。”ミネクト”は「みんな・コネクト」に由来し、あらゆるデータを連携し、誰ひとり取り残さない行政手続きのデジタル化実現への想いを込めています。

1. オンライン申請対応
政府がオンライン申請を推奨する子育て・介護の26業務、引っ越しワンストップサービスを対象に、「ぴったりサービス」を通じて申請されたデータを、RPA経由で自治体の基幹システムに自動連携します。

2. 紙での申請にも対応
自治体窓口や郵送で受け付ける紙の申請書については、スキャナで取り込んだ申請書イメージをAI-OCRソリューションによりデータ化、オンライン申請データ同様にRPA経由で基幹システムに連携します。AI-OCRは、日本マイクロソフト株式会社が提供するAzure Form Recognizerを活用しています。Azure Form Recognizer は従来クラウド環境での提供のみでしたが、日本マイクロソフトの協力によりminnect申請管理サーバーへの組み込みを実現しました。これにより、住民の個人情報を扱う自治体のセキュリティの高い環境下で、日本語手書き文字に対応する高い認識率のシステムを低コストで提供することが可能になりました。

3. RPAによる基幹システムとの柔軟な連携
基幹システムとの連携にRPAを活用しています。申請書項目の変更や新たな業務の追加に対しても、RPAの変更により対応が可能で、基幹システム自体の改修を必要としません。また、政府が掲げるガバメントクラウドへの移行についても、柔軟に対応できるアーキテクチャとなっています。